Datenschutzrichtlinien & Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV)


Last updated June 30, 2023

Thank you for choosing to be part of our community at Mainteny (" Company ", "we", "us", "our"). We are committed to protecting your personal information and your right to privacy. If you have any questions or concerns about this privacy notice, or our practices with regards to your personal information, please contact us at .

When you visit our website (the "Website"), use our mobile application, as the case may be (the "App") and more generally, use any of our services (the "Services", which include the Website and App ), we appreciate that you are trusting us with your personal information. We take your privacy very seriously. In this privacy notice, we seek to explain to you in the clearest way possible what information we collect, how we use it and what rights you have in relation to it. We hope you take some time to read through it carefully, as it is important. If there are any terms in this privacy notice that you do not agree with, please discontinue use of our Services immediately.

This privacy notice applies to all information collected through our Services (which, as described above, includes our Website and App ), as well as, any related services, sales, marketing or events.

Please read this privacy notice carefully as it will help you understand what we do with the information that we collect.


Personal information you disclose to us

In Short: We collect personal information that you provide to us.

We collect personal information that you voluntarily provide to us when you register on the Services, express an interest in obtaining information about us or our products and Services, when you participate in activities on the Services or otherwise when you contact us.

The personal information that we collect depends on the context of your interactions with us and the Services , the choices you make and the products and features you use. The personal information we collect may include the following:

Personal Information Provided by You. We collect email addresses ; phone numbers ; and other similar information.

All personal information that you provide to us must be true, complete and accurate, and you must notify us of any changes to such personal information.

Information automatically collected

In Short: Some information — such as your Internet Protocol (IP) address and/or browser and device characteristics — is collected automatically when you visit our Services.

We automatically collect certain information when you visit, use or navigate the Services. This information does not reveal your specific identity (like your name or contact information) but may include device and usage information, such as your IP address, browser and device characteristics, operating system, language preferences, referring URLs, device name, country, location, information about how and when you use our Services and other technical information. This information is primarily needed to maintain the security and operation of our Services, and for our internal analytics and reporting purposes.

Like many businesses, we also collect information through cookies and similar technologies.

The information we collect includes:

  • Log and Usage Data. Log and usage data is service-related, diagnostic, usage and performance information our servers automatically collect when you access or use our Services and which we record in log files. Depending on how you interact with us, this log data may include your IP address, device information, browser type and settings and information about your activity in the Services (such as the date/time stamps associated with your usage, pages and files viewed, searches and other actions you take such as which features you use), device event information (such as system activity, error reports (sometimes called 'crash dumps') and hardware settings).
  • Device Data. We collect device data such as information about your computer, phone, tablet or other device you use to access the Services. Depending on the device used, this device data may include information such as your IP address (or proxy server), device and application identification numbers, location, browser type, hardware model Internet service provider and/or mobile carrier, operating system and system configuration information.
  • Location Data. We collect location data such as information about your device's location, which can be either precise or imprecise. How much information we collect depends on the type and settings of the device you use to access the Services. For example, we may use GPS and other technologies to collect geolocation data that tells us your current location (based on your IP address). You can opt out of allowing us to collect this information either by refusing access to the information or by disabling your Location setting on your device. Note however, if you choose to opt out, you may not be able to use certain aspects of the Services.

Information collected through our App

In Short: We collect information regarding your geo-location, push notifications, when you use our App.

If you use our App, we also collect the following information:

  • Geo-Location Information. We may request access or permission to and track location-based information from your mobile device, either continuously or while you are using our App, to provide certain location-based services. If you wish to change our access or permissions, you may do so in your device's settings.
  • Push Notifications. We may request to send you push notifications regarding your account or certain features of the App. If you wish to opt-out from receiving these types of communications, you may turn them off in your device's settings.

This information is primarily needed to maintain the security and operation of our App, for troubleshooting and for our internal analytics and reporting purposes.

Information collected from other sources

In Short: We may collect limited data from public databases, marketing partners, and other outside sources.

In order to enhance our ability to provide relevant marketing, offers and services to you and update our records, we may obtain information about you from other sources, such as public databases, joint marketing partners, affiliate programs, data providers, as well as from other third parties. This information includes mailing addresses, job titles, email addresses, phone numbers, intent data (or user behavior data), Internet Protocol (IP) addresses, social media profiles, social media URLs and custom profiles, for purposes of targeted advertising and event promotion.


In Short: We process your information for purposes based on legitimate business interests, the fulfillment of our contract with you, compliance with our legal obligations, and/or your consent.

We use personal information collected via our Services for a variety of business purposes described below. We process your personal information for these purposes in reliance on our legitimate business interests, in order to enter into or perform a contract with you, with your consent, and/or for compliance with our legal obligations. We indicate the specific processing grounds we rely on next to each purpose listed below.

We use the information we collect or receive:

  • To facilitate account creation and logon process. If you choose to link your account with us to a third-party account (such as your Google or Facebook account), we use the information you allowed us to collect from those third parties to facilitate account creation and logon process for the performance of the contract.
  • To post testimonials. We post testimonials on our Services that may contain personal information. Prior to posting a testimonial, we will obtain your consent to use your name and the content of the testimonial. If you wish to update, or delete your testimonial, please contact us at and be sure to include your name, testimonial location, and contact information.
  • Request feedback. We may use your information to request feedback and to contact you about your use of our Services .
  • To enable user-to-user communications. We may use your information in order to enable user-to-user communications with each user's consent.
  • To manage user accounts. We may use your information for the purposes of managing our account and keeping it in working order.
  • To send administrative information to you. We may use your personal information to send you product, service and new feature information and/or information about changes to our terms, conditions, and policies.
  • To protect our Services. We may use your information as part of our efforts to keep our Services safe and secure (for example, for fraud monitoring and prevention).
  • To enforce our terms, conditions and policies for business purposes, to comply with legal and regulatory requirements or in connection with our contract.
  • To respond to legal requests and prevent harm. If we receive a subpoena or other legal request, we may need to inspect the data we hold to determine how to respond.
  • Fulfill and manage your orders. We may use your information to fulfill and manage your orders, payments, returns, and exchanges made through the Services
  • Administer prize draws and competitions. We may use your information to administer prize draws and competitions when you elect to participate in our competitions.
  • To deliver and facilitate delivery of services to the user. We may use your information to provide you with the requested service.
  • To respond to user inquiries/offer support to users. We may use your information to respond to your inquiries and solve any potential issues you might have with the use of our Services.\
  • For other business purposes. We may use your information for other business purposes, such as data analysis, identifying usage trends, determining the effectiveness of our promotional campaigns and to evaluate and improve our Services , products, marketing and your experience. We may use and store this information in aggregated and anonymized form so that it is not associated with individual end users and does not include personal information. We will not use identifiable personal information without your consent.


In Short: We only share information with your consent, to comply with laws, to provide you with services, to protect your rights, or to fulfill business obligations.

We may process or share your data that we hold based on the following legal basis:

  • Consent: We may process your data if you have given us specific consent to use your personal information for a specific purpose.
  • Legitimate Interests: We may process your data when it is reasonably necessary to achieve our legitimate business interests.
  • Performance of a Contract: Where we have entered into a contract with you, we may process your personal information to fulfill the terms of our contract.
  • Legal Obligations: We may disclose your information where we are legally required to do so in order to comply with applicable law, governmental requests, a judicial proceeding, court order, or legal process, such as in response to a court order or a subpoena (including in response to public authorities to meet national security or law enforcement requirements).
  • Vital Interests: We may disclose your information where we believe it is necessary to investigate, prevent, or take action regarding potential violations of our policies, suspected fraud, situations involving potential threats to the safety of any person and illegal activities, or as evidence in litigation in which we are involved.

More specifically, we may need to process your data or share your personal information in the following situations:

  • Business Transfers. We may share or transfer your information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business to another company.
  • Business Partners. We may share your information with our business partners to offer you certain products, services or promotions.


In Short: We may use cookies and other tracking technologies to collect and store your information.

We may use cookies and similar tracking technologies (like web beacons and pixels) to access or store information. Specific information about how we use such technologies and how you can refuse certain cookies is set out in our Cookie Notice .


In Short: Yes, we use Google Maps for the purpose of providing better service.

This Website or App uses Google Maps APIs which is subject to Google’s Terms of Service. You may find the Google Maps APIs Terms of Service here. To find out more about Google’s Privacy Policy, please refer to this link.


In Short: We keep your information for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this privacy notice unless otherwise required by law.

We will only keep your personal information for as long as it is necessary for the purposes set out in this privacy notice, unless a longer retention period is required or permitted by law (such as tax, accounting or other legal requirements). No purpose in this notice will require us keeping your personal information for longer than the period of time in which users have an account with us.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymize such information, or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.


In Short: We aim to protect your personal information through a system of organizational and technical security measures.

We have implemented appropriate technical and organizational security measures designed to protect the security of any personal information we process. However, despite our safeguards and efforts to secure your information, no electronic transmission over the Internet or information storage technology can be guaranteed to be 100% secure, so we cannot promise or guarantee that hackers, cybercriminals, or other unauthorized third parties will not be able to defeat our security, and improperly collect, access, steal, or modify your information. Although we will do our best to protect your personal information, transmission of personal information to and from our Services is at your own risk. You should only access the Services within a secure environment.


In Short: We do not knowingly collect data from or market to children under 18 years of age.

We do not knowingly solicit data from or market to children under 18 years of age. By using the Services, you represent that you are at least 18 or that you are the parent or guardian of such a minor and consent to such minor dependent’s use of the Services. If we learn that personal information from users less than 18 years of age has been collected, we will deactivate the account and take reasonable measures to promptly delete such data from our records. If you become aware of any data we may have collected from children under age 18, please contact us at


In Short: In some regions, such as the European Economic Area, you have rights that allow you greater access to and control over your personal information. You may review, change, or terminate your account at any time.

In some regions (like the European Economic Area), you have certain rights under applicable data protection laws. These may include the right (i) to request access and obtain a copy of your personal information, (ii) to request rectification or erasure; (iii) to restrict the processing of your personal information; and (iv) if applicable, to data portability. In certain circumstances, you may also have the right to object to the processing of your personal information. To make such a request, please use the contact details provided below. We will consider and act upon any request in accordance with applicable data protection laws.

If we are relying on your consent to process your personal information, you have the right to withdraw your consent at any time. Please note however that this will not affect the lawfulness of the processing before its withdrawal, nor will it affect the processing of your personal information conducted in reliance on lawful processing grounds other than consent.

If you are a resident in the European Economic Area and you believe we are unlawfully processing your personal information, you also have the right to complain to your local data protection supervisory authority. You can find their contact details here:

If you are a resident in Switzerland, the contact details for the data protection authorities are available here:

If you have questions or comments about your privacy rights, you may email us at

Account Information

If you would at any time like to review or change the information in your account or terminate your account, you can:

  • Contact us using the contact information provided.

Upon your request to terminate your account, we will deactivate or delete your account and information from our active databases. However, we may retain some information in our files to prevent fraud, troubleshoot problems, assist with any investigations, enforce our Terms of Use and/or comply with applicable legal requirements.

Cookies and similar technologies: Most Web browsers are set to accept cookies by default. If you prefer, you can usually choose to set your browser to remove cookies and to reject cookies. If you choose to remove cookies or reject cookies, this could affect certain features or services of our Services. To opt-out of interest-based advertising by advertisers on our Services visit

Opting out of email marketing: You can unsubscribe from our marketing email list at any time by clicking on the unsubscribe link in the emails that we send or by contacting us using the details provided below. You will then be removed from the marketing email list — however, we may still communicate with you, for example to send you service-related emails that are necessary for the administration and use of your account, to respond to service requests, or for other non-marketing purposes. To otherwise opt-out, you may:

  • Contact us using the contact information provided.


Most web browsers and some mobile operating systems and mobile applications include a Do-Not-Track ("DNT") feature or setting you can activate to signal your privacy preference not to have data about your online browsing activities monitored and collected. At this stage no uniform technology standard for recognizing and implementing DNT signals has been finalized. As such, we do not currently respond to DNT browser signals or any other mechanism that automatically communicates your choice not to be tracked online. If a standard for online tracking is adopted that we must follow in the future, we will inform you about that practice in a revised version of this privacy notice.


In Short: Yes, if you are a resident of California, you are granted specific rights regarding access to your personal information.

California Civil Code Section 1798.83, also known as the "Shine The Light" law, permits our users who are California residents to request and obtain from us, once a year and free of charge, information about categories of personal information (if any) we disclosed to third parties for direct marketing purposes and the names and addresses of all third parties with which we shared personal information in the immediately preceding calendar year. If you are a California resident and would like to make such a request, please submit your request in writing to us using the contact information provided below.

If you are under 18 years of age, reside in California, and have a registered account with a Service, you have the right to request removal of unwanted data that you publicly post on the Services. To request removal of such data, please contact us using the contact information provided below, and include the email address associated with your account and a statement that you reside in California. We will make sure the data is not publicly displayed on the Services, but please be aware that the data may not be completely or comprehensively removed from all our systems (e.g. backups, etc.).

CCPA Privacy Notice

The California Code of Regulations defines a "resident" as:

(1) every individual who is in the State of California for other than a temporary or transitory purpose and

(2) every individual who is domiciled in the State of California who is outside the State of California for a temporary or transitory purpose

All other individuals are defined as "non-residents."

If this definition of "resident" applies to you, we must adhere to certain rights and obligations regarding your personal information.

What categories of personal information do we collect?

We have collected the following categories of personal information in the past twelve (12) months:



A. IdentifiersContact details, such as real name, alias, postal address, telephone or mobile contact number, unique personal identifier, online identifier, Internet Protocol address, email address and account nameNO
B. Personal information categories listed in the California Customer Records statuteName, contact information, education, employment, employment history and financial informationYES
C. Protected classification characteristics under California or federal lawGender and date of birthNO
D. Commercial informationTransaction information, purchase history, financial details and payment informationNO
E. Biometric informationFingerprints and voiceprintsNO
F. Internet or other similar network activityBrowsing history, search history, online behavior, interest data, and interactions with our and other websites, applications, systems and advertisementsNO
G. Geolocation dataDevice locationNO
H. Audio, electronic, visual, thermal, olfactory, or similar informationImages and audio, video or call recordings created in connection with our business activitiesNO
I. Professional or employment-related informationBusiness contact details in order to provide you our services at a business level, job title as well as work history and professional qualifications if you apply for a job with usNO
J. Education InformationStudent records and directory informationNO
K. Inferences drawn from other personal informationInferences drawn from any of the collected personal information listed above to create a profile or summary about, for example, an individual’s preferences and characteristicsNO

We may also collect other personal information outside of these categories instances where you interact with us in-person, online, or by phone or mail in the context of:

  • Receiving help through our customer support channels;
  • Participation in customer surveys or contests; and
  • Facilitation in the delivery of our Services and to respond to your inquiries.

How do we use and share your personal information?

More information about our data collection and sharing practices can be found in this privacy notice.

You may contact us by email at, or by referring to the contact details at the bottom of this document.

If you are using an authorized agent to exercise your right to opt-out we may deny a request if the authorized agent does not submit proof that they have been validly authorized to act on your behalf.

Will your information be shared with anyone else?

We may disclose your personal information with our service providers pursuant to a written contract between us and each service provider. Each service provider is a for-profit entity that processes the information on our behalf.

We may use your personal information for our own business purposes, such as for undertaking internal research for technological development and demonstration. This is not considered to be "selling" of your personal data.

Mainteny has not disclosed or sold any personal information to third parties for a business or commercial purpose in the preceding 12 months. Mainteny will not sell personal information in the future belonging to website visitors, users and other consumers.

Your rights with respect to your personal data

Right to request deletion of the data - Request to delete

You can ask for the deletion of your personal information. If you ask us to delete your personal information, we will respect your request and delete your personal information, subject to certain exceptions provided by law, such as (but not limited to) the exercise by another consumer of his or her right to free speech, our compliance requirements resulting from a legal obligation or any processing that may be required to protect against illegal activities.

Right to be informed - Request to know

Depending on the circumstances, you have a right to know:

  • whether we collect and use your personal information;
  • the categories of personal information that we collect;
  • the purposes for which the collected personal information is used;
  • whether we sell your personal information to third parties;
  • the categories of personal information that we sold or disclosed for a business purpose;
  • the categories of third parties to whom the personal information was sold or disclosed for a business purpose; and
  • the business or commercial purpose for collecting or selling personal information.

In accordance with applicable law, we are not obligated to provide or delete consumer information that is de-identified in response to a consumer request or to re-identify individual data to verify a consumer request.

Right to Non-Discrimination for the Exercise of a Consumer’s Privacy Rights

We will not discriminate against you if you exercise your privacy rights.

Verification process

Upon receiving your request, we will need to verify your identity to determine you are the same person about whom we have the information in our system. These verification efforts require us to ask you to provide information so that we can match it with information you have previously provided us. For instance, depending on the type of request you submit, we may ask you to provide certain information so that we can match the information you provide with the information we already have on file, or we may contact you through a communication method (e.g. phone or email) that you have previously provided to us. We may also use other verification methods as the circumstances dictate.

We will only use personal information provided in your request to verify your identity or authority to make the request. To the extent possible, we will avoid requesting additional information from you for the purposes of verification. If, however, if we cannot verify your identity from the information already maintained by us, we may request that you provide additional information for the purposes of verifying your identity, and for security or fraud-prevention purposes. We will delete such additionally provided information as soon as we finish verifying you.

Other privacy rights

  • you may object to the processing of your personal data
  • you may request correction of your personal data if it is incorrect or no longer relevant, or ask to restrict the processing of the data
  • you can designate an authorized agent to make a request under the CCPA on your behalf. We may deny a request from an authorized agent that does not submit proof that they have been validly authorized to act on your behalf in accordance with the CCPA.
  • you may request to opt-out from future selling of your personal information to third parties. Upon receiving a request to opt-out, we will act upon the request as soon as feasibly possible, but no later than 15 days from the date of the request submission.

To exercise these rights, you can contact us by email at, or by referring to the contact details at the bottom of this document. If you have a complaint about how we handle your data, we would like to hear from you.


In Short: Yes, we will update this notice as necessary to stay compliant with relevant laws.

We may update this privacy notice from time to time. The updated version will be indicated by an updated "Revised" date and the updated version will be effective as soon as it is accessible. If we make material changes to this privacy notice, we may notify you either by prominently posting a notice of such changes or by directly sending you a notification. We encourage you to review this privacy notice frequently to be informed of how we are protecting your information.


If you have questions or comments about this notice, you may contact our Data Protection Officer (DPO), Tom Chenna, by email at, or by post to:

Mainteny GmbH

Tom Chenna

Rheinsberger Str. 76/77

10115, Berlin



Based on the applicable laws of your country, you may have the right to request access to the personal information we collect from you, change that information, or delete it in some circumstances. To request to review, update, or delete your personal information, please visit: We will respond to your request within 30 days.

Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV)



Rheinsberger Str. 76/77

10115 Berlin

- nachfolgend Auftragsverarbeiter genannt -


ihrem im Bestellformular näher bezeichneten Kunden

- nachfolgend Kunde oder Verantwortlicher genannt -

- Auftragsverarbeiter und Verantwortlicher zusammen auch die Parteien genannt -

Letzter Stand: 30.06.2023

§ 1 Präambel

Die Parteien haben einen Vertrag über die Bereitstellung der MAINTENY-Software geschlossen (der "Vertrag"). Im Rahmen der vereinbarten Leistungen ist es erforderlich, dass der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten verarbeitet, für die der Verantwortliche datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Um die sich hieraus ergebenden Rechte und Pflichten gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG - DSGVO), und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu konkretisieren, schließen die Parteien den nachfolgenden, den Vorgaben des Art. 28 DSGVO entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“).

§ 2 Anwendungsbereich, Umfang und Laufzeit

  1. Dieser AVV gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Löschung aller personenbezogenen Daten (nachstehend "Daten" genannt), die vom Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden. Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter erfolgt ausschließlich in der Art, dem Umfang und zu dem Zweck wie in Anlage 1 zu diesem AVV spezifiziert.
  2. Für die Laufzeit und Beendigung dieses AVV gelten die Laufzeit- und Beendigungsbestimmungen des Vertrages. Eine Beendigung des Vertrages führt automatisch zu einer Kündigung dieses AVV. Eine isolierte Beendigung dieses AVV ist ausgeschlossen.

§ 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis

  1.  Die Parteien sind für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Der Verantwortliche kann jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Anpassung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der Daten verlangen.
  2. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten im Auftrag und nach den Weisungen des Verantwortlichen im Sinne von Art. 28 DSGVO (Verarbeitung im Auftrag). Der Verantwortliche bleibt der für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts (Art. 4 Abs. 7 DSGVO).
  3. Zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte der betroffenen Personen unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen angemessen, insbesondere durch die Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen. Soweit sich eine betroffene Person zwecks Geltendmachung eines Betroffenenrechts unmittelbar an den Auftragsverarbeiter wendet, wird der Auftragsverarbeiter dieses Ersuchen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten. 
  4. Der Auftragsverarbeiter darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen verarbeiten, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder des Mitgliedstaates, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO). Die Weisungen des Verantwortlichen sind in den Bestimmungen dieses AVV grundsätzlich abschließend geregelt und dokumentiert. Individuelle Weisungen, die von den Bestimmungen dieses AVV abweichen oder zusätzliche Anforderungen stellen, bedürfen der Zustimmung des Auftragsverarbeiters und sind zu dokumentieren. Die dem Auftragsverarbeiter hierdurch entstehenden Mehrkosten gehen zu Lasten des Verantwortlichen.
  5. Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie von Seiten des Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. 
  6. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Der Auftragsverarbeiter verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt.
  7. Der Auftragsverarbeiter behält sich das Recht vor, die Daten so zu anonymisieren oder zu aggregieren, dass eine Identifizierung einzelner Betroffener nicht mehr möglich ist, und sie in dieser Form zum Zwecke der bedarfsgerechten Gestaltung, Entwicklung und Optimierung sowie zur Erbringung der gemäß des Vertrages vereinbarten Leistungen zu verwenden. Die Parteien sind sich einig, dass anonymisierte und entsprechend der obigen Anforderungen aggregierte Daten nicht als Daten im Sinne dieses AVV gelten, die im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden.
  8. Der Verantwortliche führt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten i.S.d. Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Wunsch Informationen zur Aufnahme in das Verzeichnis zur Verfügung. Der Auftragsverarbeiter führt entsprechend den Vorgaben des Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung.
  9. Soweit die Verarbeitung im Rahmen dieses AVV außerhalb des Gebiets der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, stellen die Parteien sicher, dass das durch die DSGVO garantierte Schutzniveau unter Berücksichtigung der Anforderungen von Kapitel V der DSGVO nicht unterlaufen wird. Zu diesem Zweck vereinbaren die Parteien hiermit die verbindliche Anwendbarkeit der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für internationale Übermittlungen („SCC“), Modul 3 (Processor-to-Processor). Im Falle eines Konflikts zwischen den Bestimmungen dieser Vereinbarung und den Bestimmungen der SCC haben letztere Vorrang und bleiben unberührt.
  10. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass ihm unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten.

§ 4 Gesetzliche Pflichten des Verantwortlichen

  1. Der Verantwortliche ist allein verantwortlich für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung und für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen im Verhältnis zwischen den Parteien. Sollten Dritte Ansprüche gegen den Auftragsverarbeiter geltend machen, die auf der Verarbeitung von Daten gemäß dieser AVV beruhen, so stellt der Verantwortliche den Auftragsverarbeiter auf erstes Anfordern von allen derartigen Ansprüchen frei.
  2. Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, dem Auftragsverarbeiter rechtzeitig Daten für die Erbringung von Leistungen nach dem Vertrag zur Verfügung zu stellen und er ist für die Qualität der Daten verantwortlich. Der Verantwortliche informiert den Auftragsverarbeiter unverzüglich und vollständig, wenn er bei der Prüfung der Ergebnisse des Auftragsverarbeiters Fehler oder Unregelmäßigkeiten in Bezug auf die Datenschutzbestimmungen oder seine Anweisungen feststellt.
  3. Der Verantwortliche stellt dem Auftragsverarbeiter auf Verlangen die in Art. 30 Abs. 2 DSGVO genannten Informationen zur Verfügung, soweit sie dem Auftragsverarbeiter nicht selbst zur Verfügung stehen.
  4. Ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, einer staatlichen Stelle oder Person bei der Verarbeitung von Daten Auskunft zu erteilen oder mit diesen Stellen in sonstiger Weise zusammenzuarbeiten, so ist der Verantwortliche auf erstes Anfordern verpflichtet, den Auftragsverarbeiter bei der Erteilung dieser Auskunft und bei der Erfüllung sonstiger Mitwirkungspflichten zu unterstützen

§ 5 Gesetzliche Pflichten des Auftragsverarbeiters

  1. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
  2. Die Parteien unterstützen sich gegenseitig beim Nachweis und der Dokumentation der ihnen obliegenden Rechenschaftspflicht im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung einschließlich der Umsetzung der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen hierzu bei Bedarf entsprechende Informationen zur Verfügung.
  3. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden oder falls eine Aufsichtsbehörde im Rahmen ihrer Zuständigkeit bei dem Auftragsverarbeiter anfragt, ermittelt oder sonstige Erkundigungen einzieht.

§ 6 Technisch-organisatorische Maßnahmen

  1. Die Parteien vereinbaren die in Anlage 2 („Technisch-organisatorische Maßnahmen“ inkl. Subunternehmen) zu diesem AVV niedergelegten konkreten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Die Anlage ist wesentlicher Bestandteil dieses AVV.
  2. Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Insoweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen gemäß den gesetzlichen Vorschriften und der Vorschriften dieses AVV umzusetzen. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
  3. Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung der in dieses AVV getroffenen und der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind. Er wird insbesondere Überprüfungen/Inspektionen, die vom Verantwortlichen oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, ermöglichen und deren Durchführung unterstützen. Der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann dabei auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten hinreichend qualifizierter und unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, unabhängige Datenschutzauditoren), durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO, einer Zertifizierung nach Art. 42 DSGVO oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen über jede Form der Aufhebung oder wesentlichen Änderung der vorgenannten Nachweise unverzüglich zu unterrichten.
  4. Der Verantwortliche ist berechtigt, zur Durchführung von Kontrollen, mit denen er sich von der Angemessenheit der Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen oder der für die Durchführung dieses AVV erforderlichen technischen und organisatorischen Anforderungen überzeugen will, die Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters, in denen Daten verarbeitet werden, innerhalb der üblichen Geschäftszeiten nach rechtzeitiger Vorankündigung (in der Regel zwei Wochen im Voraus) auf eigene Kosten, ohne Störung des Geschäftsbetriebes und unter strikter Wahrung der Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Auftragsverarbeiters zu betreten.
  5. Der Verantwortliche unterrichtet den Auftragsverarbeiter rechtzeitig (in der Regel zwei Wochen im Voraus) über alle Umstände, die mit der Durchführung des Audits zusammenhängen. Der Auftraggeber kann ein Audit pro Kalenderjahr durchführen. Weitere Audits werden gegen Erstattung der Kosten und nach Rücksprache mit dem Auftragsverarbeiter durchgeführt.
  6. Beauftragt der Verantwortliche einen Dritten mit der Durchführung des Audits, so hat er diesen in gleicher Weise schriftlich zu verpflichten, wie der Verantwortliche gegenüber dem Auftragsverarbeiter nach diesem AVV verpflichtet ist. Darüber hinaus verpflichtet der Verantwortliche den Dritten zur Verschwiegenheit und Vertraulichkeit, es sei denn, der Dritte unterliegt einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht. Auf Verlangen des Auftragsverarbeiters legt der Verantwortliche diesem unverzüglich die Verpflichtungsvereinbarungen mit dem Dritten vor. Der Verantwortliche darf keinen Konkurrenten des Auftragsverarbeiters mit der Durchführung des Audits beauftragen.
  7. Der Auftragsverarbeiter hat im Benehmen mit dem Verantwortlichen alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten bzw. der Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Stands der Technik, sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen.

§ 7 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen umgehend bei schwerwiegenden Störungen seines Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Verstöße gegen diesen AVV sowie gesetzliche Datenschutzbestimmungen, bei Verstößen gegen solche Bestimmungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Verantwortlichen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie auf korrespondierende Pflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen. Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Verantwortlichen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung dieses AVV durchführen.

§ 8 Löschung und Rückgabe von Daten

  1. Überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Verantwortlichen.
  2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Verantwortlichen, jedoch spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung, hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigte Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Verantwortlichen auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungsprotokoll ist dem Verantwortlichen auf Anforderung vorzulegen. 
  3. Der Auftragsverarbeiter kann Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen bis zu deren Ende auch über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Für die nach Satz 1 aufbewahrten Daten gelten nach Ende der Aufbewahrungsfrist die Pflichten nach Absatz 3.
  4. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

§ 9 Subunternehmen

  1. Der Auftragsverarbeiter kann im Allgemeinen ohne vorherige Zustimmung des Verantwortlichen weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmer) einsetzen, sofern der Auftragsverarbeiter angemessene Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit der Daten ergreift. Die derzeitigen Subunternehmer, die für die Durchführung dieses AVV eingesetzt und zwischen den Parteien vereinbart wurden, sind in Anlage 2 im Einzelnen aufgeführt. Beauftragt der Auftragsverarbeiter neue Subunternehmer mit der Verarbeitung von Daten im Rahmen dieses AVV, so unterrichtet er den Verantwortlichen über die beabsichtigte Änderung oder Ersetzung von Subunternehmern. Im Einzelfall kann der Verantwortliche gegen solche Änderungen innerhalb von 14 Tagen nach der entsprechenden Unterrichtung Einspruch erheben, wobei ein solcher Einspruch nicht unbillig verweigert werden darf. Der neue Subunternehmer kann nach Ablauf der 14-tägigen Frist oder nach vorheriger Genehmigung durch den Verantwortlichen mit der Verarbeitung beginnen. Für die Zwecke dieser Bestimmung gelten Unterauftragsleistungen nicht als Dienstleistungen, die der Auftragsverarbeiter von Dritten als Nebenleistungen zur Unterstützung der Erfüllung dieses AVV erwirbt, z. B. Telekommunikationsdienste.
  2. Wenn Subunternehmen durch den Auftragsverarbeiter eingeschaltet werden, hat der Auftragsverarbeiter sicherzustellen, dass seine vertraglichen Vereinbarungen mit dem Subunternehmen so gestaltet sind, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter entspricht und alle vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben beachtet werden; dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Sicherheitsniveaus der Verarbeitung. 
  3. Vorbehaltlich der Einhaltung der Anforderungen von § 3 Abs. 9 dieses AVV gelten die Bestimmungen des § 9 dieses AVV auch, wenn ein weiterer Auftragsverarbeiter in einem Drittland beteiligt ist. Der Verantwortliche ermächtigt hiermit den Auftragsverarbeiter, im Namen des Verantwortlichen eine Vereinbarung mit einem anderen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage der SCC zu schließen. Der Verantwortliche erklärt seine Bereitschaft, bei der Erfüllung der Anforderungen des Art. 49 DSGVO in diesem Umfang mitzuwirken.

§ 10 Datenschutzkontrolle

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, der Geschäftsführung des Verantwortlichen (bzw. dessen Datenschutzbeauftragten, soweit anwendbar) sowie der zuständigen Aufsichtsbehörde zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen zugewiesenen Aufgaben im Zusammenhang mit diesem Auftrag jederzeit Zugang zu den üblichen Geschäftszeiten zu gewähren. Der Verarbeiter wird seine Mitarbeiter anweisen, mit den Vorgenannten zu kooperieren, insbesondere deren Fragen wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten. Die nach Gesetz bestehenden Verschwiegenheitspflichten und Zeugnisverweigerungsrechte der Genannten bleiben davon unberührt.

§ 11 Haftung

  1. Für die Haftung des Auftragsverarbeiters nach diesem AVV gelten die Haftungsausschlüsse und -beschränkungen des Vertrages. Soweit Dritte Ansprüche gegen den Auftragsverarbeiter geltend machen, die darauf beruhen, dass der Verantwortliche diesen AVVoder eine ihn betreffende datenschutzrechtliche Verpflichtung als Verantwortlicher schuldhaft verletzt hat, stellt der Verantwortliche den Auftragsverarbeiter auf erstes Anfordern von diesen Ansprüchen frei.
  2. Der Verantwortliche verpflichtet sich, den Auftragsverarbeiter auf erstes Anfordern von allen möglichen Bußgeldern freizustellen, die gegen den Auftragsverarbeiter verhängt werden und die seinem Anteil an der Verantwortung für den mit dem Bußgeld sanktionierten Verstoß entsprechen.

§ 12 Schlussbestimmungen

  1. Auf diesen AVV ist deutsches Recht anwendbar.
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit diesem AVV ergeben, ist Berlin.
  3. Sollten einzelne Regelungen dieses AVV unwirksam oder undurchführbar sein, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht berührt. 

Anlage 1: Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung; Art der Daten und Kategorien der betroffenen Personen

Personenbezogene DatenArt der DatenZweck ihrer VerarbeitungKreis der Betroffenen
NamePersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
VornamePersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
AnschriftPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
Berufsbezeichnung/ FunktionPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
FirmenzugehörigkeitPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
PersonalnummerPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
BenutzernamePersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
PasswortPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
Foto URLPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
ArbeitsstundenPersonenstammdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
TelefonnummerKommunikationsdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
EmailadresseKommunikationsdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden
IP- AdresseKommunikationsdatenMitarbeiterverwaltungMitarbeiter des Kunden

 Anlage 2: Technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO

1. Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Maßnahmen, um zu garantieren, dass Daten derart verarbeitet werden, dass sie ohne die Nutzung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer bestimmten betroffenen Person zugeordnet werden können.

Technische Maßnahmen

  • Verwendung von State-of-the-Art-Transformationsverfahren
  • Erzeugung und Verwaltung (u.a. Verteilung, Speicherung, Verwendung, Löschung) geheimer Parameter (Schlüssel und Salt-Werte) durch nach Stand der Technik zu schützen
  • Nutzung von „Salt-Werten“

Organisatorische Maßnahmen

  • Einschränkung des Zugriffs auf Salt-Werte und Schlüssel auf ein absolutes Minimum an vertrauenswürdigen Nutzern eingeschränkt (Need-to-Know-Prinzip)
  • Datenschutzgerechte Löschung von pseudonymisierten Daten nach Wegfall des Verarbeitungszwecks 
  • Pseudonymisierung vor zulässiger statistischer Auswertung
  • internes Password Management im Team mit restriktiven Regeln basierend auf Rolle

2. Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Technische Maßnahmen

  • Verschlüsselung der Firmenwebseite („Data in motion“) - HTTPS
  • Verschlüsselung von Datenträgern in Laptops / Notebooks („Data at Rest“)
  • E-Mail-Verschlüsselung („Data in motion“), siehe unter 6. (TLS Verschlüsselung)

Organisatorische Maßnahmen

  • Verschlüsselungs-Management-Lösung 

3. Vertraulichkeit – Zutrittskontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, um unbefugte Personen vom Zutritt zu Datenverarbeitungseinrichtungen und Systemen, in denen Daten verarbeitet oder verwendet werden, auszuschließen.

Technische Maßnahmen

  • Absicherung der Gebäude, Fenster und Türen
  • Sicherheitsschlösser

Organisatorische Maßnahmen

  • Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)
  • Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang
  • Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal

4. Vertraulichkeit - Kontrolle des Zugangs (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.

Technische Maßnahmen

  • Authentifikation mit Benutzername / Passwort
  • Einsatz von Anti-Viren-Software
  • Einsatz Firewalls mit VPN-Technologie 

Organisatorische Maßnahmen

  • Passwortvergabe / Passwortregeln
  • Soweit ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt, werden Zugriffsrechte sofort gesperrt
  • Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen (einmal pro Jahr)
  • Bildschirmsperre bei Arbeitsplätzen bei Inaktivität

5. Vertraulichkeit - Zugriffskontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Technische Maßnahmen

  • Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)
  • physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
  • ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 66399)
  • Protokollierung der Vernichtung von Daten

Organisatorische Maßnahmen

  • Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert
  • Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel 

6. Vertraulichkeit - Weitergabekontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

Technische Maßnahmen

  • E-Mail-Verschlüsselung mit TLS (Transport Layer Security)
  • E-Mail Verschlüsselung mit S/MIME 
  • Einrichtungen von Standleitungen bzw. VPN-Tunneln

Organisatorische Maßnahmen

  • Beim physischen Transport: sichere Transportbehälter/-verpackungen
  • Dokumentation der Empfänger von Daten und der Zeitspannen der geplanten Überlassung bzw. vereinbarter Löschfristen
  • Erstellen einer Übersicht von regelmäßigen Abruf- und Übermittlungsvorgängen

7. Vertraulichkeit - Trennungskontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Technische Maßnahmen

  • Bei pseudonymisierten Daten: Trennung der Zuordnungsdatei und der Aufbewahrung auf einem getrennten, abgesicherten IT-System
  • Trennung von Produktiv- und Testsystem
  • getrennte Datenbanken

Organisatorische Maßnahmen

  • Erstellung eines Berechtigungskonzepts
  • Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
  • Festlegung von Datenbankrechten

8. Integrität – Eingabekontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

Technische Maßnahmen

  • Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Organisatorische Maßnahmen

  • Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)

9. Verfügbarkeit - Verfügbarkeitskontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die garantieren, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

Technische Maßnahmen

  • Feuerlöschgeräte in Serverräumen
  • Klimaanlage in Serverräumen
  • Feuer- und Rauchmeldeanlagen
  • Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen
  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
  • Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen

Organisatorische Maßnahmen

  • Alarmmeldung bei unberechtigten Zutritten zu Serverräumen
  • Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts
  • Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort
  • In Hochwassergebieten: Serverräume über der Wassergrenze
  • Erstellen eines Notfallplans
  • Serverräume nicht unter sanitären Anlagen

10. Verfügbarkeit – Auftragskontrolle (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die garantieren, dass im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitete Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet werden.

  • Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)

Liste der genehmigten Auftragnehmer (Subunternehmen des Auftragsverarbeiters, die Daten verarbeiten):

UnternehmenServiceZweck ihrer VerarbeitungUnternehmens- standortDaten- speicherort
Amazon Web Services EMEA SARL.Amazon Web ServicesSpeicherung aller Kundendaten (verschlüsselt) und Hosting aller primären Dienste und Rechenanforderungen von MaintenyLuxemburgFrankfurt, Deutschland
Twilio Germany GmbHTwilioAutomatisierte Telefonanrufe (für Wartungsnotfälle) tätigen und SMS-Benachrichtigungen an die Telefonnummern unserer Kunden sendenDeutschlandFrankfurt, Deutschland
OneSignal Inc.OneSignalSenden von Push-Benachrichtigungen an Ihre Kunden über die mobilen Apps von MaintenyUSAEU/EEA (Irland)
Google Cloud EMEA Limited Google CloudDarstellung von Standorten/Adressen in der Kartenansicht in unseren Web- und MobilanwendungenIrlandFrankfurt, Deutschland
Routific Solutions Inc.RoutificErstellung automatischer Versandrouten für Serviceaufträge (Routific erhält NUR die Koordinaten des Auftrages ohne Kontext). Es werden keine PII geteilt.KanadaUSA
Pusher LimitedChannelsSenden von Push-Benachrichtigungen an unsere Webbenutzer über WebSocket-VerbindungenVereinigtes KönigreichEU/EEA (Irland)
CARBONEIO SASCarbone APIGenerieren von PDF-Dokumenten innerhalb der Anwendung von MaintenyFrankreichFrankreich
Mainteny ASMaintenyVerarbeitung innerhalb der UnternehmensgruppeNorwegenEU/EEA

11. Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Maßnahmen zur Gewährleistung der Belastbarkeit der Systeme u. Dienste, die sicherstellen, dass die Systeme und Dienste so ausgelegt sind, dass auch punktuell hohe Belastungen oder hohe Dauerbelastungen von Verarbeitungen leistbar bleiben.

  • Test von Speicher-, Zugriffs- und Leitungskapazitäten

12. Wiederherstellung der Verfügbarkeit (Art. 32 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Maßnahmen, um zu garantieren, dass die Verfügbarkeit von und der Zugang zu den Daten im Falle eines physischen oder technischen Zwischenfalls rasch wiederhergestellt werden können.

Technische Maßnahmen

  • Redundanz durch Hosting der Server + DB in mehreren isolierten Verfügbarkeitszonen
  • Cloud-Services

Organisatorische Maßnahmen

  • Backup-Konzept: Automatisiertes Backup der Datenbank durch AWS
  • Testen von Datenwiederherstellung Testen von Datenwiederherstellung

13. Datenschutzmanagement (Art. 32 Abs. 2 lit. d DSGVO)

Maßnahmen zur Garantie eines Verfahrens zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten.

Organisatorische Maßnahmen

  • Entwicklung eines Sicherheitskonzepts